Conectar tu buzón de correo
Es el paso que hace funcionar todo lo demás: mientras no conectes un buzón, la plataforma no recibe nada. Unos diez minutos, y a partir de ahí cada correo que llegue a tu dirección de soporte aparece en la bandeja como un ticket.
Usa una cuenta exclusiva de soporte, nunca tu correo personal
Desde el momento en que conectas el buzón, la plataforma lee todos los correos que lleguen sin leer y los convierte en tickets. Lo anterior a esa fecha no se toca — pero si conectas tu cuenta personal, cada correo que recibas desde entonces se vuelve un ticket. Crea una cuenta nueva del estilo soporte@tuempresa.com.
Gmail, paso a paso
Lo primero, para ahorrarte vueltas: Gmail no acepta la contraseña normal de tu cuenta para conectar programas como éste. Necesitas una «contraseña de aplicación», que son dieciséis letras que Google genera aparte. Y esa opción no existe hasta que actives la verificación en dos pasos. Por eso el orden de abajo importa.
1. Activa la verificación en dos pasos
Entra en la cuenta de soporte —no en la tuya— y ve directamente a esta dirección:
myaccount.google.com/signinoptions/twosv
Pulsa Empezar. Google te pedirá la contraseña y un número de móvil, y te mandará un código para confirmarlo. Cuando termines, la pantalla dirá que la verificación en dos pasos está activada.
2. Crea la contraseña de aplicación
Aquí es donde casi todo el mundo se atasca: esta opción no aparece en ningún menú. Aunque busques por toda la sección de Seguridad, no la vas a encontrar. Ve directamente a la dirección de abajo.
myaccount.google.com/apppasswords
Ponle un nombre que reconozcas —por ejemplo CALADESK— y pulsa Crear. El nombre da igual: es solo para que sepas de dónde salió.
Si al entrar te dice que la opción no está disponible, es por una de dos razones: todavía no terminaste el paso 1, o la cuenta pertenece a una organización de Google Workspace cuyo administrador las tiene desactivadas.
3. Guarda bien las dieciséis letras
Google te muestra algo como abcd efgh ijkl mnop,
en cuatro grupos de cuatro. Los espacios son solo para leerlo mejor: cópialas y pégalas seguidas,
sin espacios.
Solo se muestran una vez. En cuanto cierres esa ventana no podrás volver a verlas — si las pierdes no pasa nada, se borra ésa y se crea otra. Y recuerda: ésta es la contraseña que vas a pegar en CALADESK, no la de tu cuenta de Google.
4. Rellena la configuración en CALADESK
Ve a Correo en el menú. Verás la lista de buzones de tu empresa —la primera vez estará vacía—. Pulsa Agregar buzón, elige el tipo IMAP / SMTP y rellena:
| Servidor IMAP | imap.gmail.com, puerto 993 |
| Usuario IMAP | la dirección completa de la cuenta de soporte |
| Contraseña IMAP | las dieciséis letras del paso 2 |
| Servidor SMTP | smtp.gmail.com, puerto 587 |
| Usuario SMTP | la misma dirección otra vez |
| Contraseña SMTP | las mismas dieciséis letras otra vez |
| TLS | activado |
Atajo: escribe primero el Usuario IMAP y sal del campo. Si es una dirección de Gmail, la plataforma rellena sola los servidores y los puertos, y solo te queda pegar las contraseñas. Nunca pisa lo que ya hayas escrito tú.
Los datos de entrada (IMAP) y los de salida (SMTP) se rellenan por separado, aunque sean los mismos. Si dejas los de SMTP en blanco, la plataforma recibirá los correos pero no podrá responder.
5. Prueba y guarda
Pulsa Probar conexión para comprobar que los datos son correctos. Después pulsa Guardar: probar no guarda nada, así que si sales de la pantalla sin guardar, la configuración se pierde.
Si algo no sale
| Lo que ves | Qué pasa |
|---|---|
| «Autenticación fallida» al probar | Casi siempre es la contraseña de la cuenta en vez de la de aplicación. Tienen que ser las dieciséis letras, pegadas sin espacios. |
| No aparece «Contraseñas de aplicaciones» | Falta terminar la verificación en dos pasos, o el administrador de Workspace las tiene desactivadas. |
| Llegan los tickets pero las respuestas no salen | Faltan los datos de SMTP. Se rellenan aparte de los de IMAP, aunque sean iguales. |
| No llega ningún ticket | La plataforma solo lee los correos sin leer. Si algo los marcó como leídos antes, no los verá. |
| Se perdió la configuración | Probar la conexión no guarda nada. Hay que pulsar Guardar después. |
Tres cosas que conviene saber
- Puedes conectar más de un buzón. Si atiendes por varias direcciones —soporte@ y facturacion@, por ejemplo— se repite el mismo proceso desde «Agregar buzón», y los tickets de todas llegan a la misma bandeja.
- Nada se pierde si algo falla a medias. Un correo se marca como leído solo después de haberse guardado como ticket. Si el proceso se interrumpe, se vuelve a traer en el siguiente ciclo, sin duplicarse.
- La conversación se mantiene en un solo caso. Cuando el cliente responde a un correo del ticket, su respuesta se añade al mismo hilo en vez de abrir uno nuevo.
¿Todavía no usas CALADESK?
El correo es uno de los canales. También entran Telegram, WhatsApp y un formulario en tu web, y todo acaba en la misma bandeja.
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